Подготовка к тендерам: что нужно до первой заявки

Кто может участвовать: ИП, ООО или самозанятый

По 44-ФЗ участником закупки может быть любое юридическое лицо или любое физическое лицо, в том числе ИП. Исключения — офшорные компании и иностранные агенты. По 223-ФЗ круг тот же, к тому же на стороне одного участника могут выступать несколько лиц.

Разница между статусами начинается в закупках «только для своих» — для малого бизнеса.

Почему так. Малое предприятие по закону о развитии малого и среднего предпринимательства — это юрлицо или ИП из единого реестра МСП, поэтому самозанятый без ИП в закупки 44-ФЗ «только для малого бизнеса» не проходит. А 223-ФЗ прямо распространяет правила для МСП на тех, кто платит налог на профессиональный доход.

У самозанятости есть рамки самого режима:

• доход — не больше 2,4 млн ₽ за календарный год, считая все заказы, а не только тендеры;
• нельзя нанимать работников по трудовому договору — команду под контракт не соберёшь.

Если планируешь контракты на миллионы рублей или работу с помощниками, тебе ближе ИП или ООО. Как выбрать статус для SEO и разработки — в статье самозанятый, ИП или ООО для SEO.

Единые требования к участнику

Заказчик по 44-ФЗ проверяет каждого участника по единым требованиям. Главные для веб-студии:

• компания не ликвидируется, нет решения суда о банкротстве;
• нет недоимки по налогам и взносам за прошлый год больше 25% балансовой стоимости активов;
• у участника-физлица, руководителя или главного бухгалтера нет судимости за экономические преступления;
• нет конфликта интересов с заказчиком — например, родства с членом комиссии;
• участник не офшорная компания и не иностранный агент.

Заказчик вправе добавить требование не быть в реестре недобросовестных поставщиков. А если НМЦК — начальная (максимальная) цена контракта — 20 млн ₽ и больше, нужен опыт: исполненный за последние 3 года контракт по 44-ФЗ или договор по 223-ФЗ стоимостью не меньше 20% НМЦК.

Шаг 1. Электронная подпись

Всё в госзакупках подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью — КЭП: регистрацию в ЕИС, заявки, контракт, документ о приёмке.

Где взять:

• директор ООО и ИПВ удостоверяющем центре ФНС, бесплатно. Приходишь в налоговую или к доверенному лицу центра с паспортом, СНИЛС и ИНН и своим USB-токеном Type-A с действующим сертификатом ФСТЭК или ФСБ России. Выпуск — не больше 15 минут, подпись действует 15 месяцев. Есть и способы без визита — через официальные сервисы и приложения ФНС, они перечислены на её сайте.
• самозанятый без ИПФНС физлицам подпись не выпускает. Нужен коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр, условия и цену смотри у него.
• сотрудник, который будет подавать заявкиЕму нужна своя КЭП физлица, а полномочия в ЕИС ему даёт руководитель через Госуслуги.

Программы для работы с подписью ФНС выкладывает на портале программного обеспечения удостоверяющего центра.

Шаг 2. Регистрация в ЕИС

ЕИС — единая информационная система в сфере закупок, zakupki.gov.ru. Без регистрации в ней участвовать в электронных закупках по 44-ФЗ нельзя, а по 223-ФЗ — в закупках для малого и среднего бизнеса.

1. Войди в личный кабинет участника через ГосуслугиРуководитель компании или ИП — со своей учётной записью: полномочия система берёт оттуда же.
2. Проверь сведения, которые подтянулись самиПосле ввода ИНН наименование, ОГРН, адрес, коды ОКВЭД и категория малого бизнеса приходят из ЕГРЮЛ или ЕГРИП и реестра МСП. У самозанятого — сведения о применении налога на профессиональный доход из ФНС.
3. Заполни остальноеКонтактный телефон и почту, паспортные данные, у компании — участников с долей больше 25%.
4. Подпиши КЭП и отправьЗапись в реестре участников появится не позднее следующего рабочего дня, а зарегистрированным ты считаешься с 00:00 по Москве на следующий день после этого.

Плату за регистрацию закон запрещает. Срока действия у регистрации нет: из реестра исключают, например, когда ИП прекращает деятельность или компанию ликвидируют. Но сведения, которые не обновляются сами, — телефон, почту, паспорт — меняй в кабинете сам.

Шаг 3. Электронные площадки

Электронные закупки по 44-ФЗ идут на восьми федеральных площадках: Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, Росэлторг, ЭТП ГПБ, ТЭК-Торг, «Фабрикант», РАД и ZakazRF. Аккредитацию на них отдельно оформлять не нужно: операторы делают это сами не позднее рабочего дня после регистрации в ЕИС и не вправе требовать документы.

Платить площадке до победы не нужно. Плату по 44-ФЗ берут только с того, с кем заключают контракт: до 1% НМЦК, но не больше:

• 2 000 ₽ с НДС — с малого бизнеса в закупке только для малого бизнеса;
• 5 000 ₽ без НДС — с самозанятого, остального малого и среднего бизнеса;
• 7 500 ₽ без НДС — со всех остальных.

С 223-ФЗ сложнее. В закупки для МСП тебя пустят с той же аккредитацией. А для других закупок госкомпаний и для коммерческих тендеров у площадок бывают отдельные секции со своей регистрацией и условиями — их смотри на сайте площадки.

Шаг 4. Спецсчёт и деньги на обеспечение

Обеспечение заявки — деньги, которые подтверждают, что ты не бросишь закупку. По 44-ФЗ заказчик обязан его требовать, а при НМЦК до 1 млн ₽ может и не требовать. Размер:

• 0,5–1% НМЦК, если НМЦК до 20 млн ₽;
• 0,5–5% НМЦК, если больше 20 млн ₽.

Способов два:

• деньги на специальном счётеЕго открывают в банке из перечня, который ведёт Минфин и публикует на своём сайте. Когда подаёшь заявку, банк по запросу площадки блокирует на счёте сумму обеспечения, а после итогов, отклонения или отзыва заявки — снимает блокировку.
• независимая гарантияЕё выдаёт банк, она попадает в реестр гарантий в ЕИС и должна действовать не меньше месяца после окончания подачи заявок.

Пример. Закупка с НМЦК 800 тыс. ₽ — заказчик может обойтись без обеспечения. Закупка с НМЦК 1,5 млн ₽ и обеспечением 1% — на спецсчёте нужно держать свободные 15 000 ₽ до итогов. Подаёшь три заявки одновременно — заблокируют сумму по каждой.

После победы понадобится ещё обеспечение исполнения контракта — от 0,5 до 30% НМЦК, деньгами на счёт заказчика или независимой гарантией. В закупке только для малого бизнеса от него освобождают, если у тебя за 3 года есть три контракта без неустоек на сумму не меньше НМЦК.

Сколько стоит подготовка

Подготовку делай до того, как нашёл интересную закупку: извещение об аукционе по 44-ФЗ могут разместить всего за 7 дней до окончания подачи заявок, а о запросе котировок — за 4 рабочих дня. Что делать дальше — искать закупки, об этом статья как найти тендеры на сайты и SEO, и разбирать документацию — статья как анализировать закупку.

Это не юридическая и не налоговая консультация: требования к участникам и правила площадок меняются, сверяй их перед заявкой.

Частые вопросы

Может ли самозанятый участвовать в госзакупках?

Да, как физическое лицо — в обычных закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, а по 223-ФЗ ещё и в закупках для малого и среднего бизнеса. В закупки по 44-ФЗ только для малого бизнеса самозанятый без ИП не проходит. Помни про лимит дохода 2,4 млн ₽ в год: крупный контракт может его съесть.

Сколько стоит электронная подпись для торгов?

ИП и директору ООО квалифицированную подпись бесплатно выпускает удостоверяющий центр ФНС, покупать нужно только USB-токен. Самозанятому без ИП и сотрудникам подпись делают коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры — условия и цену смотри у них.

Нужно ли регистрироваться на каждой площадке?

Для госзакупок по 44-ФЗ — нет: после регистрации в ЕИС восемь федеральных площадок аккредитуют тебя сами не позднее следующего рабочего дня. Для коммерческих закупок и части закупок по 223-ФЗ у площадок бывают отдельные секции со своей регистрацией.

Зачем нужен спецсчёт и можно ли без него?

На спецсчёте блокируют обеспечение заявки, когда ты её подаёшь. Без него можно, если обеспечение не требуют или если ты даёшь вместо денег независимую гарантию банка. Но гарантию банк выдаёт под каждую закупку и обычно за плату, а спецсчёт работает на все заявки сразу.

Сколько действует регистрация в ЕИС?

Срока у неё нет: участника исключают из реестра, когда компанию ликвидируют, ИП прекращает деятельность или по решению суда. Сведения, которые не обновляются из госреестров сами, например телефон и почту, обновляй в кабинете сам.